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浙江省乡镇档案工作管理办法
发布日期:2013-7-15   信息来源:   点击数:550

 

浙江省乡镇档案工作管理办法
浙档发〔2009〕44号
各市、县(市、区)档案局
乡镇档案工作是事关农村经济社会发展的一项基础性工作。加强乡镇档案工作,规范乡镇档案管理,对于促进农村改革发展,推进社会主义新农村建设具有十分重要的意义。现将我局制定的《浙江省乡镇档案工作管理办法》印发给你们,请结合当地实际,认真贯彻执行。
浙江省档案局
2009年7月29日
浙江省乡镇档案工作管理办法
第一章 总则
第一条 为加强乡镇档案工作,促进乡镇档案规范化建设,使档案工作更好地为农村经济社会发展、乡镇机关和农民服务,根据《中华人民共和国档案法》、《乡镇档案工作试行办法》及有关规定,结合我省实际,制定本办法。
第二条 乡镇档案是指乡镇党委、政府、人大主席团、社会团体(以下简称乡镇机关)、企业事业单位在工作、业务活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 乡镇档案工作是乡镇机关、团体、企事业单位工作必不可少的重要组成部分,是乡镇各项建设和维护其历史真实面貌的一项重要基础工作,是提高乡镇工作效率和质量的必要条件。乡镇党委、人民政府应切实加强领导,把档案工作列入乡镇工作计划和发展规划,纳入目标管理责任制考核内容,将乡镇档案部门所需经费列入乡镇政府财政预算,促进档案工作与乡镇各项工作同步协调发展。
第四条 乡镇档案工作在上级档案行政管理部门监督、指导下,实行统筹规划、科学管理。
乡镇人民政府应通过工作考核、目标管理等手段,加强对所辖区域内档案工作的领导。
第二章 档案机构、人员及其职责
第五条 各乡镇应依法建立健全档案工作,设立乡镇综合档案室,明确档案工作分管领导,成立档案工作领导小组,建立档案工作网络,制定各岗位职责,并确定专兼职人员集中统一管理本乡镇各类档案。
  第六条 乡镇综合档案室的职责是:
(一)贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策,组织实施各项规章制度和制订乡镇档案工作计划;
(二)集中统一管理乡镇党政机关、社会团体形成的档案资料;
(三)对乡镇机关、社会团体文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行指导;
(四)对乡镇所属企事业单位、社区及行政村的档案工作进行监督和指导;
(五)收集与档案有关的资料;
(六)根据自愿原则和公共利益需要,代管直属企业、事业单位及行政村具有永久、长期保存价值的档案;
(七)开发档案信息资源,积极提供档案利用,为乡镇的各项工作和群众生产、生活服务;
(八)依法向县(市)国家档案馆移交档案;
第七条 加强乡镇综合档案室的工作,长期保存的档案在5000卷以上的乡镇可建立乡镇档案馆。有条件的乡镇可建立乡镇现行文件查阅点,向公民提供已公开现行文件的查阅利用。现行文件查阅点也可挂靠在乡镇政府公开信息查阅点,统一提供利用服务。
第八条 乡镇档案人员应具备高中(或中专)以上文化程度,政治素质好,忠于职守,热爱档案工作并熟悉乡镇情况,保持相对稳定,并经过县(市、区)以上档案行政管理部门业务培训。
乡镇所属单位、社区、行政村应确定人员负责档案工作,确保档案完整、安全和提供档案利用。
第三章 文件材料的收集、整理和归档
第九条 乡镇档案室(馆)应根据国家档案局《乡镇档案工作试行办法》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》等,制定本乡镇文件材料的归档范围(可参见附件1),并根据乡镇机关职能工作的拓展,及时修订乡镇文件材料的归档范围。
凡应归档的文件材料均应归档保存,任何单位和个人不得据为己有。
第十条 乡镇档案室(馆)应根据国家有关规定,制订本乡镇机关的《档案分类方案》和各类档案整理规则等,档案应分门别类整理,同一全宗的分类方案应保持相对稳定。
一个乡镇为一个立档单位,乡镇党委、人民政府和下属单位所形成的全部档案组成一个全宗,全宗名称即乡镇名称。全宗内档案按门类可分为文书档案、会计档案、科技档案、特种载体档案、专门档案等。
第十一条 各类档案按下列规定进行整理
1.文书档案按件进行整理。
2.会计档案按凭证、账簿、财务报告和其它四个属类整理。
3.科技档案:分为产品、科研、基本建设和设备仪器四个属类,产品档案按种类、科研档案按课题、基本建设档案按工程项目、设备档案按型号分别进行整理。
4.特种载体档案按载体形式分年度按问题或按问题跨年度整理。但在一个乡镇内只能采用一种方法。
5.专门档案:如计划生育、婚姻、户籍、社会保险、土地、人事、司法等专门档案,按有关规定要求整理。
第十二条 各类档案整理质量的基本要求:
1.档案材料装订结实、整齐,无金属物;
2.区分不同价值;
3.盒内文件或卷内文件排列有序;
4.备考表填写真实、清楚;
5.归档文件目录或卷内文件目录填写清楚、准确。
第十三条 归档
归档文件材料要完整、真实反映乡镇机关职能活动情况,整理有序,方便查找利用。
每年形成的各类文件材料应按时归档。文书材料、专门档案材料于次年6月底前归档;科技文件材料在科技活动结束后1个月内归档;会计材料由会计部门在会计年度终了整理后暂时保管1年,于第二年6月底前归档;特种载体文件材料在活动结束或办理完毕后随时归档;电子数据库以年度为单位刻录成光盘一式三份归档。
归档时,将整理好的档案及其目录、有关数据及其目录向乡镇档案部门一并移交归档;同时,交接双方在档案、数据目录上签字确认。
第四章 档案的管理
第十四条 各乡镇应建立健全档案的保管、利用、鉴定等制度,实现档案管理制度化、规范化。
第十五条 乡镇档案室(馆)应集中统一管理乡镇党政机关、社会团体形成的档案资料,维护档案的完整与安全,便于乡镇机关、企事业单位和公民利用。
乡镇事业单位、社区、行政村及其它组织的档案原则上各自保管;暂不具备安全保管条件的,可由乡镇档案室(馆)代管或寄存;不能构成立档单位的以及机构改革撤、并、转,或被拍卖的企业,其形成的档案按隶属关系由乡镇集中统一管理。
在乡镇设立的县(市、区)主管机关直接管理的财政所、工商所、土管所、派出所、民政所、电管所、林业站、农机站等单位形成的档案,根据档案联系的紧密程度,并经县(市、区)档案行政管理部门同意,可归乡镇全宗或县(市、区)主管机关全宗,但档案的归属与流向前后必须保持一致。
第十六条 档案库房应配备相应的设施、设备和装具,符合防盗、防火、防虫、防潮、防尘、防高温等要求,便于档案安全保管,并逐步实现档案管理现代化。
第十七条 档案管理人员应定期对档案及保管状况进行全面检查,并形成安全检查记录,确保档案不丢失、不损坏;如有破损、霉变、虫蛀、褪色等现象时,应及时修补、复制或进行其它技术处理。对特种载体档案,要定期检查信息记录的安全性,确保档案的完整。
第十八条 乡镇档案室(馆)应掌握所辖区域范围档案工作情况,按照有关规定,每年对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计,并编制档案工作情况统计年报,及时向县(市、区)档案行政管理部门上报。
应建立全宗卷,以积累存贮本乡镇有关档案的整理说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。
第十九条 乡镇档案室(馆)应根据国家档案行政管理部门制定的档案保管期限表等有关规定,制定本乡镇机关的档案保管期限表(文书档案可参见附件2),划分档案保管期限,组织进行档案鉴定工作。
档案鉴定工作由乡镇负责人、部门负责人、档案人员组成的鉴定小组负责完成,定期对超过保管期限的档案,逐卷逐件地进行直接鉴定,鉴定后应形成档案鉴定报告。对失去保存价值的档案,应清点核对并编制《档案销毁清册》,经必要的审批手续后按规定销毁。禁止擅自销毁档案。
第二十条 乡镇档案室(馆)人员调动时,应在离职前办妥档案交接手续。
第五章 档案的开发利用
第二十一条 乡镇档案室(馆)应不断加强档案资源建设,积极开展档案信息利用服务工作。编制必要的专题目录、专题数据库、索引等检索工具,建立室(馆)藏全部档案目录数据库、全文数据库和涉民档案信息数据库,为档案利用创造条件;加强对图书、资料及各种有用信息的收集和整合,逐步建设成为提供档案、图书、资料、信息综合服务的信息中心和政府信息公开的场所,满足社会各方面的利用需求。
 第二十二条 制订切实可行的档案借阅制度,根据《档案法》及其它相关法规、政策的规定,确定开放档案和提供的利用范围,简化利用手续,积极为乡镇机关、人民群众和各方面提供档案利用服务。
借阅利用档案资料时应遵循借阅利用手续,并及时做好档案借阅登记和档案利用效果登记。利用者不得涂改、污损档案,不得泄密,未经批准,不得擅自抄录、复制档案。
第二十三条 乡镇档案室(馆)应围绕乡镇中心工作和群众利用需求,加强档案信息资源开发工作,积极开展档案编研,并按照有关规定,定期公布档案开放目录。
第二十四条 乡镇档案室(馆)应积极应用计算机等先进技术,逐步实现档案管理的现代化。
第二十五条 对于违反档案法律法规的行为,由有关部门依法追究相关部门和人员的责任。
第六章 附则
第二十六条 各乡镇可依据本办法制定实施细则。
第二十七条 本办法由浙江省档案局负责解释。
第二十八条 本办法自发文之日起执行。
 
  附件1:
乡镇机关档案材料归档范围
第一条为便于乡镇人民政府(以下简称本机关)正确界定档案材料的归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用。根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,结合本乡镇实际,制定本规定。
第二条本规定中的文件材料是指本乡镇在工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
第三条本乡镇机关文件材料归档范围是:
(一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;
(二)机关工作活动中形成的,在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;
(三)本机关需要贯彻执行的上级机关的文件材料;
(四)其它对本机关工作具有查考价值的文件材料。
第四条本乡镇机关文件材料的不归档范围是:
(一)上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件,征求意见未定稿的文件等;
(二)本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿(签发稿和有乡镇领导重要修改的文稿应归档),无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,本机关派出工作组带回的无查找利用价值的文件材料,有关工作参考的文件材料;
(三)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料。
第五条凡属归档范围的文件材料,必须按有关规定向本机关档案部门移交,实行集中统一管理,任何部门或个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条本乡镇机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
第七条 永久保管的文书档案主要包括:
(一)本机关制定的政策性文件材料;
(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;
(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;
(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;
(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料;
(六)本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;
(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料;
(八)同级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
第八条定期保管的文书档案主要包括:
(一)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;
(二)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;
(三)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料;
(四)本机关一般性事务管理文件材料;
(五)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;
(六)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料;
(七)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;
(八)同级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料;
(九)下级机关报送的年度或年度以上的计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
第九条本乡镇机关形成的人事、基建、会计及其它专门文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行。
第十条本乡镇机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
机关应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。
第十一条本乡镇机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由本乡镇档案室归档,其它部门将相应的复制件或其它形式的副本归档。
第十二条本规定,经县(市、区)档案局审查同意,自印发之日起执行,原保管期限表同时废止。
附 件:

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